Het risicomanagementsysteem dat Meerlanden heeft ingericht, is gebaseerd op de principes en uitgangspunten van onder andere ISO 31000 en COSO. Toch kan niet worden uitgesloten dat risico’s die momenteel niet onderkend worden of nu niet als significant worden beschouwd, later een belangrijk negatief effect kunnen hebben op het vermogen van Meerlanden om haar doelstellingen te realiseren.

Risicohouding en -bereidheid
Het doel van het risicomanagement is niet het volledig uitsluiten van risico’s, maar het verkrijgen van inzicht en beheersing. De aard van de organisatie, met een sterke maatschappelijke verantwoordelijkheid, maakt dat Meerlanden in haar grondhouding risicomijdend is. Maar tegelijkertijd opereren wij in een complexe en dynamische omgeving en is innovatie een belangrijke doelstelling. Dit betekent dat Meerlanden strategische keuzes moet maken en daarbij bereid is op een beheerste wijze risico’s te aanvaarden.

Wij stellen uiteraard wel grenzen aan onze risicobereidheid. Zo mogen financiële risico’s niet de financiële weerbaarheid van de organisatie in gevaar brengen. De organisatie streeft te allen tijde een gezonde veiligheidsmarge na met betrekking tot haar belangrijkste financiële ratio’s.

Wij willen veiligheids- of gezondheidsrisico’s zoveel mogelijk beperken. Protocollen, richtlijnen en werkafspraken borgen dit in een gecertificeerd kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem dat erop gericht is vermijdbare risico’s 70 71 uit te bannen. Maar volledig uitsluiten van risico’s in de bedrijfsvoering en dienstverlening is onmogelijk. Meerlanden is op vele manieren actief en dat gaat gepaard met het gecontroleerd nemen van risico’s. Naleving van wet- en regelgeving is een uitgangspunt. Wij willen de risico’s van non-compliance uitbannen en accepteren geen afwijkingen op dit gebied. Integriteit is belangrijk en Meerlanden hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van integriteitskwesties zoals fraude, integriteitsschendingen en ongewenst gedrag. 

Organisatie volgens ‘Three lines of defence’
ij de inrichting van het risicomanagementsysteem hanteert Meerlanden het model van 'three lines of defence'. Dit stelsel van maatregelen bestaat uit drie ‘verdedigingslinies’: de uitvoerende lijn, de risicomanagementfunctie en de interne auditfunctie.

De ‘first line of defence’ is de verantwoordelijkheid van het operationele management en gaat over het eigenaarschap van het beheersen van risico’s in de operatie. De ‘second line of defence’ wordt ingevuld door de Risk Officer die toeziet op de inrichting en het functioneren van het risicomanagementsysteem. Deze tweede lijn coördineert en rapporteert aan de directie en het lijnmanagement alsmede twee keer per jaar aan de auditcommissie of vaker indien de Risk Officer dit vanuit zijn onafhankelijke rol noodzakelijk acht. De ‘third line of defence’ wordt vormgegeven door een onafhankelijke interne auditfunctie. De huidige interne auditaanpak van Meerlanden richt zich hoofdzakelijk op kwaliteit, (arbo-)veiligheid en milieu (KAM).

Intern en extern toezicht
en bijzondere rol bij het beheersen van risico's is weggelegd voor diverse toezichthouders. De raad van commissarissen heeft een interne, statutair vastgelegde rol als toezichthouder op de bedrijfsvoering van Meerlanden. En daarom wordt het risicomanagementbeleid met de raad van commissarissen besproken. Het bevoegd gezag - onder andere de Omgevingsdienst - ziet toe op Meerlanden in het kader van vergunningverlening en het voldoen aan wettelijke vereisten en is in die zin extern toezichthouder voor Meerlanden. Daarnaast is er de externe accountant. Op basis van een jaarlijks te actualiseren auditplan ziet de externe accountant toe op de opzet en de werking van de interne ‘Three lines of defence’ model Bestuur Ext. toezicht: bevoegd gezag, accountant etc. 1st Line of Defence 2nd Line of Defence 3rd Line of Defence Lijnmanagement Integraal Ricicomanagement Interne audit Raad van commissarissen AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle) en rapporteert daarover in een managementletter.

Risico’s
De risicobeheersing is gebaseerd op een integrale en cyclische risico-inventarisatie en -beoordeling. Daarbij hebben we nadrukkelijk een koppeling aangebracht met de doelstellingen van Meerlanden om het risicomanagement en het prestatiemanagement te versterken. In totaal achten wij een twintigtal risicodomeinen (clusters van risico’s) het meest relevant. Bij de classificatie van de relevantie van deze risico’s zijn zowel de huidige kans op het voordoen van een mogelijke gebeurtenis alsook het mogelijke gevolg betrokken. Onderstaand lichten we de belangrijkste risico’s voor Meerlanden toe en beschrijven we beknopt de mitigerende maatregelen die we treffen.

Strategie en changemanagement
In dynamische tijden is strategische en operationele wendbaarheid van groot belang. Verkeerde strategische keuzes of haperende uitvoering kunnen de organisatie voor langere periode op achterstand zetten. Daarom heeft Meerlanden een gedegen proces van strategievorming gedefinieerd. Wij hebben daarbij oog voor onze omgeving en we weten wat onze stakeholders van de organisatie verwachten. Strategische speerpunten zijn benoemd en worden effectief gecommuniceerd. Om de strategie doelmatig om te zetten naar actie en operatie gebruikt Meerlanden de OGSM-methodiek (Objectives, Goals, Strategies, Measures). Grote strategische projecten worden ingebed in een professionele projectorganisatie waarbij we alert zijn op de specifieke risico’s. In 2023 heeft Meerlanden aanpassingen doorgevoerd in haar organisatiestructuur om daarmee nog slagvaardiger in staat te zijn haar strategische doelstellingen te realiseren.

Politiek en bestuur
Meerlanden verleent haar diensten voor een belangrijk deel aan haar aandeelhoudende gemeenten. Inzichten en voorkeuren kunnen voortdurend wijzigen. Het vertrek van gemeenten als klant kan de continuïteit van Meerlanden in gevaar brengen. Voor Meerlanden staat het belang voor onze klant voorop en wij zetten in op een hoge klanttevredenheid, zodat we ook op lange termijn een goede relatie houden. We zijn met onze klant voortdurend in dialoog over de te bereiken doelstellingen.

Regisseursrol en innovatie
Meerlanden wil een regisseursrol vervullen op het gebied van duurzame grondstofstromen. Deze rolinvulling binnen de keten komt niet vanzelfsprekend. Meerlanden profileert zich als kennisleider op het gebied van meervoudige waardecreatie in de grondstofketen en zoekt actief de samenwerking met ketenpartners. Het vermogen tot innovatie is daarbij belangrijk. Wij streven naar voldoende schaalgrootte om onze impact verder te vergroten. Met een programmatische aanpak geven wij vorm en inhoud aan dit proces.

Operationeel management
De kwaliteit en doelmatigheid van de door ons of in onze opdracht uitgevoerde werkzaamheden beïnvloeden de tevredenheid van gemeenten en bedrijven als klant. Het bepaalt ook of wij een gezonde en rendabele bedrijfsvoering kunnen realiseren. Om hierin steeds verder te verbeteren besteden we aandacht aan het verhogen van het lerend vermogen van de organisatie. Daarvoor is het van belang om steeds meer procesgestuurd en datagestuurd te werken. ICT ondersteunt het primaire proces en het management in de aansturing van het bedrijf. Gaat er iets mis in de automatisering, dan kan dat een negatief effect hebben op de registratie van de bedrijfsvoering en de financiële administratie. Daarom zijn de belangrijkste ICT-beheersprocessen geformaliseerd en wordt de naleving hiervan gemonitord. Nieuwe IT-systemen worden 72 73 geïmplementeerd om snel en transparant inzicht te bieden in de belangrijkste operationele prestaties. In haar bedrijfsvoering maakt Meerlanden daarnaast intensief gebruik van materieel en middelen zoals voertuigen en containers. Het is belangrijk dat deze in voldoende mate beschikbaar zijn voor de operatie. Uitval van en schade aan materieel en middelen leidt tot verstoring in de bedrijfsvoering en heeft financiële consequenties. Daarom zet Meerlanden in op versterking van haar assetmanagement om de voortdurende beschikbaarheid van haar materieel te bevorderen. Klanttevredenheidsonderzoeken geven ons inzicht in de aspecten waar de dienstverlening nog beter kan. Managementsystemen voor kwaliteit, arbo en milieu, zoals ISO en VCA, ondersteunen hierbij.

Personeel en organisatie
Onze medewerkers zijn de cruciale schakel in onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarom is het personeelsbeleid van Meerlanden erop gericht de kwaliteit en kwantiteit van al onze medewerkers, zowel leidinggevend als uitvoerend, op het juiste niveau te hebben en te houden. In een gespannen arbeidsmarkt is dit extra van belang. Onderbezetting kan een negatieve uitwerking hebben op het vermogen van de organisatie om haar bedrijfsvoering en dienstverlening optimaal te houden. Daarom zetten wij in op goed werkgeverschap en bevorderen we proactief onze aantrekkelijkheid als werkgever. Een vitaliteitsbeleid en ziekteverzuimpreventiebeleid maken daar onderdeel van uit. Goede arbeidsmarktcommunicatie gaat gepaard met effectieve recruitment en onboarding van nieuwe medewerkers. Er zijn ontwikkelprogramma’s beschikbaar en de medewerkerstevredenheid wordt gemonitord.

Cybercriminaliteit
Cybercrimininaliteit vormt wereldwijd een van de grootste bedreigingen voor ondernemingen. Meerlanden is daarvoor evenmin immuun. Daarom hebben we organisatorische en IT-technische beschermingsmaatregelen gedefinieerd en monitoren we voortdurend de effectiviteit daarvan. Daarmee beogen we tevens vervolgrisico’s te reduceren, zoals operationele verstoringen en het verlies van privacygevoelige informatie. Een periodieke externe toets op de werking en betrouwbaarheid van deze maatregelen maakt onderdeel uit van deze aanpak.

Veiligheid
Veiligheidsincidenten en -calamiteiten kunnen een grote impact hebben op de organisatie, maar ook op de omgeving. De kans op calamiteiten is niet groot, maar de impact kan fors zijn. Om de kans hierop zo klein mogelijk te houden, besteden we veel aandacht aan veiligheid. Het VCA veiligheidsmanagementsysteem draagt bij aan het signaleren en voorkomen van onveilige handelingen en onveilige situaties. Specifieke awareness programma’s worden ingezet om het veilig werken continu onder de aandacht te houden. In de directe omgeving van de vergister wordt gewerkt op basis van ATEX-explosieveiligheidsrichtlijnen. Ons calamiteitenplan en onze BHV-organisatie zijn erop ingericht om de gevolgen van een eventuele calamiteit zo goed mogelijk op te vangen.

Vergunningen en wetgeving
De activiteiten van Meerlanden zijn in belangrijke mate vergunningplichtig en worden gekaderd door wet- en regelgeving. Deze zijn aan verandering onderhevig. Mede daarom hanteren we complianceprogramma’s die borgen dat wij voldoen aan de vereisten die door wetgever en bevoegd gezag aan ons gesteld worden. In 2023 hebben we de beleidsmatige onderbouwing van het integrale compliancemanagement verder versterkt. We monitoren dit voortdurend en zetten in op een constructieve relatie met de externe belanghebbenden. Op onze hoofdvestiging in Rijsenhout vinden veel activiteiten plaats. In de directe omgeving van deze vestiging staan woonhuizen. De inwoners kunnen hinder ondervinden, zoals lawaai- of geuroverlast. Wij hebben een buurtcommissie ingesteld waarmee wij alle belangrijke ontwikkelingen bespreken. Zo kunnen we inspelen op eventuele overlast en deze in overleg met de buurtbewoners terugdringen.