Opzet compliancemanagement
Meerlanden is een maatschappelijke en innovatieve onderneming en past de Nederlandse Corporate Governance Code 2022 met betrekking tot goed bestuur toe. Dit houdt onder meer in dat zij verantwoordelijkheid neemt voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de strategie en missie ‘Samen Sneller Circulair’, de verschillende activiteiten van de organisatie, en het handelen van medewerkers. Eén van de risico aspecten is de naleving van wet- en regelgeving die aan Meerlanden is opgelegd, of de richtlijnen die zij zichzelf ten doel heeft gesteld. Dit vatten we samen onder de noemer compliance. Om het compliancemanagement en de hiervoor benodigde beheersmatige afspraken in de organisatie te verankeren is in het verslagjaar een beleidsdocument opgesteld. Er zijn compliance domeinen benoemd en er heeft in 2023 een nulmeting plaatsgevonden op ieder van deze compliance domeinen.

Bij de inrichting van dit systeem laat Meerlanden zich zo veel mogelijk leiden door de uitgangspunten en principes zoals deze zijn vastgelegd in de ISO19600 standaard voor compliancemanagement. Zodoende is compliance binnen Meerlanden opgebouwd langs een zestal pijlers:

• Wet- en regelgeving (waaraan moeten we voldoen en hoe houden we dat actueel);
• Intern beleid: is er een beleid op gemaakt?
• Compliance programma: is er een plan van aanpak om aan de wet- en regelgeving te voldoen?
• Implementatie: wordt dat plan van aanpak ook uitgevoerd? • Monitoring en evaluatie: hoe wordt de effectiviteit van het beleid en de uitvoering ervan gemonitord; en
• Non-compliance management: hoe wordt non-compliance gemanaged.

Sommige onderdelen van het compliancemanagement worden hieronder nader belicht.

Wet- en regelgeving
Het voldoen aan wet- en regelgeving en het beschikken over en handelen conform de benodigde vergunningen zijn van wezenlijk belang voor onze ‘license to operate’. De operationele activiteiten van ons bedrijf worden in sterke mate beïnvloed door de ontwikkelingen in wet- en regelgeving op het gebied van afval, milieu en arbeid. Meerlanden anticipeert op nieuwe wet- en regelgeving. Verandering van wet- en/ of regelgeving kan ertoe leiden dat wij extra maatregelen nemen om aan de voorschriften te voldoen. Wijzigingen kunnen ook invloed hebben op de operationele processen en de omgeving. Bij belangrijke wijzigingen in de bedrijfsvoering betrekken wij omwonenden en bedrijven en/of informeren wij hen.

De volgende vier externe instanties zijn ten aanzien van de operationele activiteiten van Meerlanden in de praktijk betrokken (in hoofdzaak) bij (het toezicht op) de naleving van wet- en regelgeving door Meerlanden:

• Het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA)
• De Milieu-inspectie
• De Provincie/Omgevingsdienst
• De Arbeidsinspectie

Omtrent de naleving van wet- en regelgeving door Meerlanden wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van commissarissen. Hieronder volgt een overzicht van controles en metingen door het bevoegd gezag op de bedrijfslocaties van Meerlanden:

Last onder dwangsom
Gedurende het verslagjaar 2023 was een door de Omgevingsdienst opgelegde Last onder Dwangsom (LOD) van toepassing. De LOD behelst dat een boete van € 200.000 kan worden opgelegd indien Meerlanden meer GFTe ter compostering accepteert dan is vergund. Meerlanden is in het verslagjaar 2023 onder de vergunde hoeveelheid gebleven.

Integriteit en waarden
Meerlanden hanteert een integriteitsbeleid. Onderdeel daarvan is de gedragscode ‘Samen VERder met integriteit: Veilig, Eerlijk & Respectvol’ en bijbehorende regelingen, zoals een klokkenluidersprotocol en een bedrijfsregeling (on) gewenste omgangsvormen. Er is een integriteitscoördinator voor de uitvoering van het beleid. Daarnaast zijn er twee interne vertrouwenspersonen (een man en een vrouw) bij wie de medewerkers vertrouwelijk meldingen kunnen doen. De gedragscode en de klokkenluidersregeling zijn op de website van Meerlanden geplaatst. Meerlanden heeft de begrippen veilig, eerlijk en respectvol in een bredere context geplaatst van Samen Verder. Samen Verder gaat over de waarden die Meerlanden voor de eigen organisatie het belangrijkst vindt en waaraan de medewerkers met elkaar betekenis willen geven: Samenwerken, Veilig, Eerlijk, Respectvol, Dienstverlenend, Energiek en Resultaatgericht. Het bespreekbaar maken en invulling geven aan deze waarden is waar Samen Verder over gaat. Het is geen kop-staart project met een concreet eindresultaat, maar een cultuur die medewerkers met elkaar nastreven. Een ernstige vorm van integriteitsschending is fraude. Meerlanden heeft uitgebreide preventieve, detectieve en corrigerende maatregelen getroffen om het risico op fraude zo veel mogelijk te beperken. Een integrale fraude-risico analyse ligt hieraan ten grondslag.

Privacy
Meerlanden gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Bij de verwerking van persoonsgegevens respecteert Meerlanden de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die wetgeving geeft regels voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Voorwaarde voor de verwerking van persoonsgegevens is een toereikende grondslag en een gelegitimeerd doel. Verder schrijft de wetgeving voor wat te doen in het geval persoonsgegevens worden gelekt of daarvan een vermoeden bestaat. Uitgangspunt is dat dit wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens registreert Meerlanden in een verwerkersregister. Het register voorziet in een overzicht van de persoonsgegevens die Meerlanden verzamelt en geeft inzicht in de mate van opvolging van de privacywetgeving. Meerlanden heeft een Privacyofficer die toeziet op de uitvoering en naleving van de privacywetgeving. Over de werking van het privacybeleid wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van commissarissen. Op de website van Meerlanden is de model verwerkersovereenkomst te raadplegen die Meerlanden hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens met tussenkomst van derden. Vragen, suggesties en opmerkingen omtrent privacy bij Meerlanden kunnen worden gericht aan privacyofficer@meerlanden.nl.